Tietosuojaseloste

Xsite^® Manage (Novatron Oy) / Tietosuojaseloste

Novatron Oy on sitoutunut asiakkaidensa henkilötietojen suojaamiseen ja tietosuoja-asetuksen noudattamiseen kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Tässä tietosuojalausekkeessa kuvataan verkkosivustomme käyttäjiin ja asiakkaisiimme liittyvä henkilötietojen käsittely.

Palveluidemme käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojalausekkeen ehdot käyttämällä verkkosivustoamme sekä verkko- ja muita palveluitamme.

Mitä tietoja minusta kerätään ja mitä tarkoitusta varten?

Sivustomme käyttäjistä ja asiakkaistamme keräämiemme tietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakaspalvelu ja asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito, myynnin edistäminen, etämyynti, suoramarkkinointi sekä kohdistettu markkinointiviestintä. Tarvitsemme tietoja huolto-, koulutus- ja muiden palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen asiakkaillemme, asiakkaidemme suuntaan tapahtuvaan viestintään ja yhteydenpitoon, palveluiden laskuttamiseen ja maksujen keräämiseen ja perimiseen asiakkailtamme sekä mainonnan ja suoramarkkinoinnin kohdistamiseen.

Tietoja voidaan käyttää myös mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin yhteydenottoihin. Tietoja tilastoidaan ja analysoidaan ja niistä muodostetaan segmenttejä ja profiileja palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseksi, markkinoinnin kohdentamiseksi ja sisällön kiinnostavuuden lisäämiseksi.

Keräämiämme tietoja ovat mm.

• yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen tai organisaation yhteystiedot, henkilön tehtävänimike tai asema yrityksessä tai organisaatiossa,
• asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten tilaus-, peruutus-, laskutus- ja maksutiedot sekä asiakaspalautteet ja yhteydenpidon tiedot,
• käyttäjän antamat luvat, suostumukset, kiellot ja tiedot kiinnostuksen kohteista sekä kyselyiden ja tutkimusten yhteydessä antamat tiedot.

Lisäksi käsittelemme tarjoamiemme palveluiden rekisteröitymistietoja, kuten käyttäjätunnuksia.

Käytämme tietojen päivittämisessä ja täydentämisessä ulkopuolisia tietolähteitä. Käyttäjätilin aktivoimiseksi tarvittavat tiedot saatamme saada myös käyttäjän työnantajalta tai muulta organisaatiolta, joka tilaa palvelun.

Käyttäjän antamia ja palveluiden käytöstä keräämiämme tietoja tilastoimalla ja analysoimalla saatamme päätellä käyttäjän mahdollisia kiinnostuksen kohteita ja muodostaa käyttäjistä tietynlaisten käyttäjien ryhmiä.

Millä perusteella henkilötietojani kerätään ja käsitellään?

Henkilötietojen käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen sallimiin perusteisiin eri tilanteissa seuraavasti:

• Käsittelemme asiakkaan antamia tietoja perustuen sopimukseen ja toteuttaaksemme oikeuksiamme ja velvoitteitamme liittyen tuotteeseen tai palveluun, jonka asiakkaamme on meiltä ostanut tai tilannut.
• Käsittelemme tietoja suoramarkkinointitarkoituksissa ja asiakassuhteissa suhteiden solmimiseen, tuotteiden ja palveluiden myymiseen, asiakas- ja muiden palveluiden tuottamiseen, palveluiden, liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen sekä väärinkäytösten ennalta ehkäisemiseen ja selvittämiseen sekä tietoturvan varmistamiseen. Katsomme näiden toimintojen olevan liiketoimintamme kannalta välttämättömiä ja käsittelyn siten tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi.
• Saatamme myös käsitellä käyttäjän antamia tai palveluiden käytöstä kerättyjä tietoja perustuen käyttäjän antamaan suostumukseen niissä tilanteissa, joissa suostumus on lain mukaan tarpeen.
• Käsittely voi myös perustua lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, koska voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin tietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä tai vastataksemme takuu- ym. velvoitteista vielä asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeenkin.

Annetaanko tietojani eteenpäin?

Voimme käsitellä henkilötietoja Novatron Oy:n sisällä. Emme myy, vuokraa, siirrä tai luovuta henkilötietoja ulkopuolisille. Muut tahot voivat vastaanottaa tai saada pääsyn tietoihin ainoastaan seuraavissa tapauksissa:

• Käytämme toiminnassamme ja palveluiden tuottamisessa alihankkijoita. Varmistamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön. Lista henkilötietoja käsittelevistä alihankkijoistamme on saatavilla erillisellä pyynnöllä.
• Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
• Voimme luovuttaa asiakkaan henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei asiakas ole tätä kieltänyt.
• Voimme luovuttaa tai siirtää henkilötietoja, mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme.
• Voimme luovuttaa tai siirtää henkilötietoja Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti Suomessa. Joidenkin henkilötietojen, aineistojen ja palveluiden osalta henkilötietoja saatetaan käsitellä Euroopan talousalueella tai USA:ssa. USA:ssa tapahtuva käsittely tapahtuu Privacy Shield –järjestelyn avulla ja mukaisesti.

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme asiakastietoja tyypillisesti kymmenen vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Markkinointitarkoituksiin kerättyjä tietoja säilytämme tyypillisesti niin kauan kuin kyseinen henkilö toimii työtehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy, ellei henkilö ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tarkastamme henkilötietorekisterit säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

Mitä oikeuksia ja mahdollisuuksia minulla on henkilötietojeni käsittelyyn liittyen?

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja oikeus tarkastaa omat henkilötietosi. Voit myös milloin tahansa pyytää käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten tai vanhentuneiden henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä, täydentämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja ei voida poistaa, joiden säilyttämistä laki edellyttää tai jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa kuvatuissa käyttötarkoituksissa.

Sinulla on mahdollisuus estää evästeiden käyttö tai tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Huomaa, että evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.

Voit milloin tahansa kieltää tietojesi luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten lähettämällä pyyntö sähköpostilla info@novatron.fi tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Käsitellessämme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietosuoja-asetuksen ja muun Suomessa sovellettavan lainsäädännön määrittelemissä tilanteissa.

Mikäli koet, että henkilötietojasi on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Yhteystiedot löytyvät tämän dokumentin lopusta.

Kehen voin ottaa yhteyttä?

Voit lähettää tähän tietosuojalausekkeeseen liittyvät tiedustelut sähköisesti alla olevalla lomakkeella. Tai postitse osoitteeseen:

Novatron Oy
Y-tunnus: 0955651-5
Jasperintie 312
33960 Pirkkala
Finland

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi/yhteystiedot.